Escritório de advocacia: 3 técnicas para turbinar a gestão

Um bom advogado tem diversos desafios para encarar ao longo do dia em seu escritório de advocacia, não podendo deixar de lado a gestão. Esse post tem por objetivo trazer técnicas que farão turbinar a gestão do escritório.

Entender sobre procedimentos legais, técnicos e processuais não é suficiente. É necessário controlar as demandas, sempre de olho nos objetivos da empresa. Alguns conceitos de administração podem ajudar o seu escritório a evitar surpresas

1. Ciclo PDCA

Tal metodologia é composta de quatro etapas:

P – Plan (Planejar)

D – Do (Desenvolver)

C – Check (conferir)

A – Action (Agir)

Planejar

Para qualquer tipo de negócios, é essencial haver um planejamento. É recomendável que haja reuniões semanais para alinhar informações, como por exemplo, apresentação de resultados e determinar ações futuras.

Identificar: Encontre problemas que travam a entrega de resultados da sua equipe. Por isso, realizar reuniões ajudam a evitar entraves e resolvê-los o quanto antes.

Analisar: Quando algo der errado em seu escritório, é recomendável entender o motivo daquilo e então analisar as ações futuras para evitar novas falhas.

Plano de Ação: Antes de resolver determinada situação, escolha com antecedência quem irá desempenhar cada tarefa. Ter um time engajado é fundamental. Liste as ações de maneira simples e bem definida.

Desenvolver

A execução de qualquer planejamento, exige habilidade técnica. Delegue ações para o profissional certo, dando as devidas instruções para aquilo que precisa ser feito e gerando velocidade na execução das tarefas.

Dentro de um processo existem tarefas que exigem maior atenção. Contar com um sistema que permita monitorá-las é essencial, pois possibilita tomar ações assertivas no decorrer da execução.

Conferir

Cada escritório tem um ritmo de trabalho, dependendo de sua área de atuação. É recomendável, pelo menos uma vez ao dia, identificar se demandas principais ou as mais críticas estão em andamento. Dentro de uma plataforma de gestão de atividades, intervenções servem como fonte para melhorias da equipe.

Agir

Em qualquer empresa ou escritórios, muitos profissionais conseguem identificar o problema, mas pouco fazem na tentativa de resolvê-lo. Vamos dar um exemplo: alguns clientes têm dificuldades em deixar claro sobre a situação, atrasam documentação, entre outros.

Ao utilizar a metodologia ensinada acima e seguindo cada passo, a chance de resolver o problema do cliente é grande. Existe a possibilidade de você perceber que a metodologia não deu certo de primeiro momento, o que exigirá retornar ao planejamento e realizar o ciclo novamente para encontrar a solução.

2. GUT

Trabalhar em cima de atividades com prazos requer muita atenção. Por isso, saber qual priorizá-las é fundamental. A Matriz GUT é uma ferramenta que auxilia a solucionar os problemas por ordem de relevância. Ela determina os seguintes aspectos: gravidade, urgência e tendência.

Gravidade

Qual impacto que o problema pode causar se não for resolvido a tempo? Sente com sua equipe, faça essa análise e, caso seja grave, tome alguma ação de imediato para resolvê-lo.

1. Sem gravidade

2. Pouco grave

3. Grave

4. Muito grave

5. Extremamente grave

Urgência

Chegou o momento de analisar o prazo de tempo que existe para solucionar o problema. Avalie a pontuação de urgência conforme o critério abaixo:

1. Pode esperar

2. Pouco urgente

3. Urgente, merece atenção no curto prazo

4. Muito urgente

5. Necessidade de ação imediata.

Tendência

Nesse ponto você precisa verificar a tendência de evolução da situação. Por exemplo, depois de detectado um problema, caso você não tome uma ação a curto prazo, como irá desenrolar aquela ação?

1. Não irá mudar

2. Irá piorar a longo prazo

3. Irá piorar a médio prazo

4. Irá piorar a curto prazo

5. Irá piorar rapidamente.

Geralmente, utiliza-se a Matriz GUT como ferramenta em conjunto com o ciclo PDCA (Planejar, Desenvolver, Checar, Agir), principalmente na primeira etapa — do planejamento — para definir as prioridades dentro de muitas demandas.

3. Check Diário

Geralmente, a falta de controle sobre as atividades que estão sendo desenvolvidas dentro do seu escritório da sua empresa é um ponto crítico. Isso quer dizer que é necessário gerenciar as tarefas de maneira. Em períodos de grandes demandas, ou acúmulo de tarefas, estar ciente daquilo que precisa ser feito no dia faz uma diferença enorme.

Por essa razão, recomenda-se aplicar um check diário, segundo a sua estrutura de processos internos, cobrando o funcionário responsável pela entrega daquela ação.

Existem ferramentas úteis que auxiliam nesse momento, com o Trello (foto acima), por exemplo. Você pode ordenar as demandas ou por cliente ou por especificidade do processo. Essa estratégia ajuda a responder as seguintes questões:

O que cada pessoa do seu escritório está fazendo naquele dia?

Quais tarefas são prioridades?

O que foi entregue no final do dia?

Tenho planejamentos para os dias seguintes?

O que deixei de fazer por alguma razão?

(Por: Raony Coronado / Fonte: Comunique-se.com)